¿Cómo personalizar una carta laboral?

Primer paso:

Dirigirse al módulo de Cartas de trabajo está dentro del menú Reportes. Para acceder: inicia sesión → Reportes → Cartas de trabajo.

Una vez dentro, encontrarás un buscador de colaboradores, filtros por sucursal y departamento (múltiples), el botón verde Personalizar carta (abre el editor de plantilla) y una tabla con los colaboradores activos, donde cada fila permite generar su carta.

Importante: el editor de plantilla aplica a toda la empresa, y las cartas siempre usan la última versión guardada.

Funciones de la carta personalizada:

El panel izquierdo funciona como el índice del documento. Desde aquí puedes navegar entre las distintas partes que componen la carta de trabajo y editar cada una de forma independiente. Al hacer clic en cualquier sección, sus opciones de configuración aparecerán en el panel derecho, y la sección quedará resaltada en la vista previa del centro para que identifiques fácilmente qué estás modificando.

Las secciones disponibles son las siguientes:

  • General — Configura las opciones globales del documento, como la fuente, la moneda y los márgenes.
  • Header (Encabezado) — Define el encabezado superior de la carta, donde se muestran el logo, el nombre de la empresa y la fecha.
  • Información — Bloque destinado a los datos de tu empresa: RUC, dirección y teléfono.
  • Destinatario — Personaliza la línea «A QUIEN CONCIERNA» o sustitúyela por el texto que prefieras.
  • Descripción — Corresponde al párrafo principal de la carta, donde se menciona al empleado, su cargo y su salario.
  • Beneficios — Listado opcional para incluir beneficios adicionales que recibe el empleado.
  • Descuentos — Permite reflejar descuentos por acreedores, como préstamos, embargos, entre otros.
  • Impuestos — Incluye los aportes correspondientes: Seguro Social, Seguro Educativo e ISR.
  • Firma — Bloque de despedida con el espacio reservado para la firma y los datos del firmante.
  • Footer (Pie de página) — Información de cierre del documento: datos de contacto, redes sociales y logo.
  • Branding — Marca de agua o membrete que aparece de fondo, detrás del contenido de la carta.

💡 Tip: Recorre las secciones en orden de arriba hacia abajo la primera vez que personalices tu plantilla. Así te aseguras de configurar todos los elementos sin omitir ninguno.


El panel derecho contiene todos los controles configurables de la sección que tengas seleccionada en ese momento. Desde aquí podrás ajustar el aspecto y comportamiento de cada parte de la carta. Los controles más comunes que encontrarás son:

  • Visible (icono de ojo) — Permite mostrar u ocultar la sección completa. Cuando una sección está oculta, sus propiedades se mostrarán atenuadas hasta que la actives nuevamente.
  • Campos numéricos — Se usan para definir tamaños de fuente, márgenes y espaciados. Cada campo tiene un valor mínimo y máximo permitido para mantener el diseño equilibrado.
  • Selectores de color — Al hacer clic, se abre la paleta de colores del navegador, donde podrás elegir el tono que desees aplicar.
  • Selectores de fuente — Muestran el listado completo de tipografías disponibles en el sistema.
  • Campos de texto — Espacios libres para escribir títulos, despedidas o frases personalizadas según las necesidades de tu empresa.

💡 Tip: Si no ves cambios al modificar una propiedad, verifica que la sección esté visible (icono de ojo activo).

Botones de acción (parte inferior)

En la parte inferior del editor encontrarás los botones de acción, que te permiten gestionar los cambios realizados en la plantilla:

  • Descartar cambio — Deshace el último ajuste realizado. Puedes usarlo de forma repetida para retroceder paso a paso. Este botón solo estará disponible si has realizado al menos un cambio.
  • Guardar configuración — Guarda la plantilla en el sistema para tu empresa. A partir de ese momento, toda carta nueva utilizará esta versión como base.

  • Restaurar — Devuelve la plantilla a los valores predeterminados de fábrica. Es útil cuando el diseño se ha desconfigurado y prefieres comenzar desde cero.

    ⚠️ Importante: Después de restaurar, debes presionar Guardar para que el cambio quede aplicado de forma definitiva.

  • Cerrar — Cierra la ventana del editor. Si tienes cambios sin guardar, el sistema te mostrará una advertencia para evitar que los pierdas accidentalmente.

💡 Recomendación: Guarda tus avances con frecuencia, especialmente si estás realizando muchos cambios a la vez.


Que tipo de funcionalidades ofrece la carta personalizada

General

Configuración global que aplica a toda la carta:

  • Símbolo de moneda — Define el símbolo a mostrar en los montos (Dólar, Balboa, etc.). Aplica a beneficios, descuentos e impuestos.
  • Fuente — Tipografía base del documento. Las secciones que no tengan una fuente propia adoptarán esta.
  • Alineación de textos — Justificado (recomendado para cartas formales), izquierda, centro o derecha.
  • Márgenes de página — Espacio en blanco alrededor del contenido (superior, inferior, izquierdo y derecho).

Header (encabezado)

Zona superior de la carta, antes del contenido principal.

  • Visible — Muestra u oculta todo el encabezado.
  • Alto del encabezado — Define la altura del bloque; útil para reposicionar el logo o el nombre.
  • Espacio arriba — Margen entre el borde superior de la hoja y el inicio del encabezado.

Logo: activar visualización, definir ancho en píxeles y ajustar la posición horizontal.

Nombre de la empresa: mostrar u ocultar, personalizar color, negrita, tamaño, fuente y posición vertical.

Fecha: mostrar u ocultar, ajustar tamaño, fuente y posición horizontal/vertical (por ejemplo, esquina superior derecha).

Información de la empresa

Bloque con los datos corporativos, ubicado debajo del header.

  • Visible — Muestra u oculta el bloque completo.

  • Campos — Activa o desactiva de forma independiente: Nombre empresa, RUC, DV, Dirección y Teléfono.

    ⚠️ Al menos un campo debe quedar activo si la sección está visible.

  • Color, Tamaño de fuente, Fuente — Estilo visual del texto.
  • Espacio arriba / abajo — Separación con respecto a las secciones vecinas.

Destinatario

Línea introductoria del tipo «A QUIEN CONCIERNA», ubicada antes del cuerpo de la carta.

  • Visible — Muestra u oculta la línea.
  • Texto — Personalízalo (por ejemplo, «A QUIEN PUEDA INTERESAR» o el nombre de un destinatario específico).
  • Tamaño de fuente, Alineación, Negrita — Ajustes de formato.
  • Mayúsculas — Convierte el texto automáticamente a mayúsculas, sin necesidad de escribirlo así.
  • Espacio arriba / abajo — Separación de los bloques vecinos.

Descripción

Es el corazón de la carta: el párrafo donde se certifica que el empleado labora en la empresa.

  • Variables en negrita — Resalta automáticamente los datos dinámicos (nombre, cargo, salario, etc.).
  • Variables disponibles — Botones que insertan datos dinámicos al hacer clic. Los verdes son obligatorios y los grises son opcionales (ver Sección 4 para el detalle).
  • Texto — Cuerpo del párrafo, donde puedes combinar texto libre con variables.
  • Tamaño de fuente, Fuente, Espacio arriba / abajo — Estilo y separación.

📌 Requisito: El texto debe incluir, como mínimo, las variables obligatorias (Nombre Empresa, Nombre Empleado, Cargo y Salario). Si falta alguna, el sistema no permitirá guardar y mostrará un mensaje indicando cuál hace falta.

Beneficios

Listado de los beneficios del empleado (seguro médico, bonificaciones, etc.). El contenido se llena automáticamente con los datos del empleado; tú solo defines el estilo y la visibilidad.

  • Visible — Muestra u oculta el bloque.
  • Tamaño fuente título / contenido — Controla el título de la sección y los renglones de cada beneficio.
  • Espacio arriba / abajo — Separación con secciones vecinas.
  • Promediar comisiones (12 meses) — Si está activo, agrega una línea con el promedio mensual de comisiones de los últimos 12 meses.

Descuentos

Listado de descuentos de acreedores (préstamos, embargos, descuentos voluntarios, etc.). Comparte las mismas opciones que Beneficios, con una opción adicional:

  • Visible — Muestra u oculta el bloque.
  • Tamaño fuente título / contenido — Estilo del título y de los renglones.
  • Espacio arriba / abajo — Separación.
  • Mostrar frecuencia de la deducción — Si está activo, junto al monto aparece la frecuencia (ej. Préstamo bancario: $300.00 – Mensual). Si se desactiva, solo se muestra el monto. Útil para cartas más limpias o cuando algunos descuentos no requieren mostrar su periodicidad.

Firma

Bloque de cierre donde se ubica la línea de firma y los datos del firmante.

  • Fuente y Tamaño de fuente — Estilo del texto.
  • Texto despedida — Frase final antes de la firma (ej. «Quedamos atentos a cualquier consulta.»).
  • Texto adicional — Texto extra debajo de la despedida (ej. «Atentamente,»).
  • Espacio entre textos — Distancia entre la despedida y el texto adicional.
  • Espacio antes de la firma — Espacio en blanco reservado para la firma manual.
  • Espacio arriba / abajo — Separación con respecto a las secciones vecinas.

Opciones de identificación:

  • Mostrar nombre de empresa — Agrega el nombre de la empresa debajo del firmante.
  • Cargo en negrita — Resalta el cargo del firmante.
  • Empresa en negrita — Resalta el nombre de la empresa, si está visible.

Firma digital:

  • Usar firma digital (si está disponible) — Si el usuario ya tiene una firma digital cargada, se imprime sobre la línea. De lo contrario, queda una línea en blanco para firmar a mano.
  • Subir firma digital — Permite cargar una firma escaneada (PNG o JPG). El sistema indicará si ya tienes una firma cargada (mensaje verde con check) o si aún no la tienes (mensaje gris).

Footer (pie de página)

Aparece al final de cada hoja. Útil para datos de contacto y redes sociales.

  • Visible — Muestra u oculta el pie de página.

Campos: activa o desactiva individualmente: Nombre empresa, Email, Dirección y Teléfono.

  • Enlace personalizado — Campo libre para incluir un sitio web, Instagram, Facebook, etc.

Estilo:

  • Tamaño de fuente, Color, Fuente — Estilo del texto.
  • Alineación — Izquierda, centro o derecha.

Distribución:

  • Usar íconos junto a los campos — Agrega símbolos pequeños al lado de cada dato (sobre para correo, teléfono, etc.).
  • Estilo de distribución — Línea única con separador «|» coloca todos los datos en una sola línea; Dos columnas con íconos los distribuye en dos columnas con íconos.

Logo:

  • Mostrar logo — Incluye un logo dentro del pie de página.
  • Ancho del logo — Tamaño en píxeles.
  • Posición horizontal y vertical — Ubicación precisa dentro del pie.

Branding (marca de agua o membrete)

Permite imprimir una imagen detrás del contenido de la carta.

  • Visible — Activa o desactiva el branding.
  • Modo:
    • Ninguno — Sin imagen de fondo.
    • Marca de agua — Coloca una imagen pequeña y semitransparente en algún punto de la hoja (por ejemplo, el logo grande detrás del texto).
    • Membrete — Coloca una imagen que ocupa toda la hoja, ideal para hojas con membrete profesional ya diseñado.
  • Subir imagen nueva — Carga una imagen (PNG, JPG o similar) para usar como marca de agua o membrete.

Si eliges el modo Marca de agua, también puedes ajustar:

  • Opacidad — Nivel de transparencia de la imagen.
  • Ancho de imagen — Tamaño de la imagen.
  • Posición horizontal y vertical — Ubicación dentro de la hoja.

💡 Tip: El sistema recuerda las imágenes previamente cargadas. Si tu empresa ya subió un logo o un membrete antes, se recuperará automáticamente al cambiar de modo.