Términos & Condiciones y Políticas de privacidad
Preguntas Frecuentes
Términos y Condiciones y Política de Privacidad — TiempoExacto
Términos y Condiciones
Cuenta y uso del servicio
¿Quién puede usar TiempoExacto?
El uso de la plataforma está dirigido a empresas en Panamá y a sus usuarios administradores, quienes deben ser mayores de 18 años. Eres responsable de mantener la información de tu cuenta veraz y actualizada, y de la confidencialidad de tu contraseña y de toda la actividad que ocurra bajo tu usuario.
¿Puedo compartir mi cuenta con otra persona?
No. No puedes transferir, vender, prestar ni compartir el acceso a tu cuenta, ni usar la cuenta de otra persona, salvo terceros expresamente autorizados por TiempoExacto por escrito. Eres responsable de todo lo que ocurra bajo tu usuario.
¿Cuántos usuarios administradores puedo tener?
Los usuarios administradores son ilimitados y sin costo adicional. Puedes registrar tantos como tu empresa necesite.
Tarifas y facturación
¿Cómo se calcula mi factura?
Las tarifas se cobran mensualmente según el plan contratado, publicado en nuestro Sitio. La facturación se basa en la cantidad de colaboradores registrados en la plataforma. Se facturan los colaboradores en estado activo e inactivo (vacaciones o licencia); no se facturan los colaboradores liquidados.
¿Cuándo se emite la factura?
La fecha de corte de facturación es el día 5 de cada mes, y se emite de forma anticipada. Si el día 5 cae en domingo o feriado, la facturación se realiza el siguiente día hábil.
Agregué un colaborador a mitad de mes. ¿Cómo se cobra?
El cobro se prorratea según la fecha de registro en la plataforma:
- Registro entre el día 5 y el día 15: se factura el 100% de la tarifa.
- Registro entre el día 16 y el último día del mes: se factura el 50% de la tarifa.
Como la factura se emite de forma anticipada, los colaboradores registrados después del corte se reflejan en el ciclo siguiente.
Di de baja a un colaborador. ¿Me devuelven algo?
Sí, se aplica un crédito a tu favor según la fecha de cierre de la liquidación en el sistema:
- Cierre de liquidación entre el día 5 y el día 15: se acredita el 100% de la tarifa de ese colaborador.
- Cierre de liquidación entre el día 16 y el último día del mes: se acredita el 50%.
¿Puedo reclamar un cargo que considero incorrecto?
Sí. Tienes 15 días calendario desde la fecha de emisión de la factura para objetar cualquier cargo por escrito. Pasado ese plazo sin objeción, los cargos se entienden aceptados.
¿Pueden cambiar las tarifas?
Sí, pero con aviso previo. TiempoExacto publicará un aviso en el Sitio o te notificará por correo al menos 30 días antes de cualquier cambio de tarifa. Si no estás de acuerdo, puedes terminar el servicio antes de que el cambio entre en vigencia.
¿Cómo funciona el cobro de la implementación?
Al inicio del proceso, recibes una cotización con el precio integral de la implementación. Si pasados 45 días calendario desde la firma del contrato no has entregado toda la información requerida para completar la configuración, se cobra el 50% restante del valor de la implementación. Una vez entregues la información faltante, completamos la carga y configuración correspondiente.
¿Qué servicios están incluidos sin costo adicional?
Sin cargo extra están incluidos:
- Usuarios administradores ilimitados.
- Consultas a Soporte Técnico dentro del horario establecido.
- Actualizaciones de los porcentajes de deducciones legales vigentes.
- Actualizaciones y mejoras de la plataforma.
Soporte técnico y capacitaciones
¿Cuál es el horario de soporte?
El soporte humano está disponible de lunes a viernes, de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. (hora de Panamá), excepto feriados nacionales, por teléfono, correo electrónico o chat en vivo. Además cuentas con un servicio de Soporte Técnico Automatizado mediante Inteligencia Artificial disponible en los canales establecidos.
¿El horario cambia en días de planilla?
Sí. Los días de procesamiento de planilla (14, 15, 29 y 30 de cada mes), el soporte se extiende hasta las 6:00 p.m. Durante cierres de planilla especiales (décimo tercer mes, quincenas que caen en lunes, y fechas como 15 de abril, 15 de agosto y 15 de diciembre cuando caen lunes, martes o miércoles, o cuando un feriado genera un fin de semana largo), podemos habilitar atención los sábados de 8:00 a.m. a 12:00 p.m.
¿Las capacitaciones tienen costo?
Una vez efectuado el pago de la implementación, brindamos sesiones de capacitación sin límite de participantes que cubren los módulos además de Guías de Usuario digitales. Las capacitaciones adicionales posteriores — por rotación de personal, refuerzo o nuevos usuarios— se solicitan formalmente, se cotizan por separado y requieren pago previo.
Tus datos y la plataforma
¿De quién son los datos que cargo en la plataforma?
Los datos que ingresas (los "Datos del Cliente") son y permanecen de tu propiedad exclusiva. Nos otorgas una licencia limitada y revocable únicamente para acceder, almacenar, procesar y mostrar esos datos con el fin de prestarte el servicio contratado. No los usamos para otros fines ni los compartimos con terceros, salvo los proveedores necesarios para operar el servicio (bajo confidencialidad), un requerimiento judicial, o datos estadísticos agregados y anonimizados de forma irreversible.
¿Hacen respaldos de mi información?
Sí. Realizamos respaldos automáticos periódicos de los datos de la plataforma, alojados en infraestructura en la nube de proveedores líderes de la industria. Ante una pérdida atribuible a nuestra infraestructura, restauramos desde el respaldo más reciente disponible. Aun así, te recomendamos mantener tus propios respaldos usando las herramientas de exportación, ya que en última instancia eres responsable de exportar tu información.
¿Garantizan que el sistema siempre esté disponible?
Trabajamos con una meta operativa de disponibilidad de al menos 99% mensual. Esto es una meta operativa y no una garantía contractual de resultado. Se excluyen del cálculo los mantenimientos programados, eventos de fuerza mayor y fallas de proveedores externos.
¿Qué pasa si el sistema comete un error en un cálculo de planilla?
Si una diferencia en un cálculo de planilla es directamente atribuible a un error del sistema, TiempoExacto asume la responsabilidad de corregirlo a la mayor brevedad y colabora contigo en la conciliación correspondiente. La verificación y validación de los datos antes del cierre de cada planilla es responsabilidad del Cliente.
Necesito reabrir una planilla ya cerrada. ¿Es posible?
Sí. La solicitud debe hacerla el usuario con perfil de Superadministrador mediante correo al canal de soporte indicado en el Sitio. Ten en cuenta que al reabrir una planilla, los valores resultantes pueden diferir de los originales debido a actualizaciones en datos, fórmulas o parámetros del sistema. El equipo de soporte atiende estas solicitudes sujeto a revisión y validación para proteger la integridad de los datos.
Tengo una sugerencia de mejora para la plataforma. ¿La reciben?
Sí, estamos abiertos a recibir sugerencias. Cada solicitud se evalúa internamente: si se ajusta al alcance funcional del sistema, se implementa sin costo dentro de un plazo razonable; si requiere un desarrollo personalizado fuera del alcance estándar, te presentamos una propuesta técnica y económica que debe aprobarse antes de ejecutarse.
Cancelación y terminación
¿Cómo cancelo el servicio?
Puedes terminar el servicio en cualquier momento comunicando tu decisión con al menos 30 días calendario de anticipación, por correo al canal de contacto publicado en el Sitio (Asunto: "Terminación de la cuenta"). La terminación se hace efectiva una vez TiempoExacto la reconoce, en un plazo no mayor a 15 días hábiles.
Si cancelo, ¿puedo recuperar mi información?
Sí. Durante el período de preaviso de 30 días tienes derecho a exportar toda la información histórica de tu cuenta usando las herramientas disponibles en el sistema. Una vez efectiva la terminación, se pierde el acceso a la cuenta y a la información almacenada, por lo que es importante exportar lo que necesites durante ese período.
¿Me devuelven el dinero si cancelo a mitad de mes?
No. TiempoExacto no reembolsa ni prorratea las tarifas si cancelas los Servicios antes de que finalice el plazo en curso. Eres responsable de todos los cargos incurridos hasta la fecha de terminación.
¿En qué casos puede TiempoExacto terminar mi cuenta?
TiempoExacto puede terminar la relación con un aviso previo de 30 días calendario. También puede cancelar la cuenta de forma inmediata, sin previo aviso, en casos como:
- Falta de pago por más de 30 días calendario después del vencimiento de la factura (se emite una alerta de mora desde el primer día de vencimiento).
- Uso del sistema para actividades ilegales, acceso no autorizado o ataques a la infraestructura.
- Violación comprobada de los Términos de uso.
- Desarrollo de un servicio competidor a TiempoExacto.
Aspectos legales
¿Qué ley rige el servicio y dónde se resuelven las disputas?
Los Términos se rigen e interpretan conforme a las leyes panameñas. Salvo reclamos que busquen únicamente medidas cautelares (que se ven en los tribunales panameños), cualquier disputa se resuelve mediante arbitraje obligatorio conforme a las reglas del Centro de Conciliación y Arbitraje de Panamá.
¿Para quién está disponible el servicio?
El Sitio y los Servicios son controlados y operados desde Panamá y están dirigidos a individuos, empresas u otras entidades ubicadas en Panamá. Quienes accedan desde fuera de Panamá lo hacen por su propia iniciativa y son responsables del cumplimiento de las leyes locales aplicables.
Política de Privacidad
Marco general
¿En qué ley se basa la Política de Privacidad?
Se rige por la Ley 81 de 26 de marzo de 2019 sobre Protección de Datos Personales de la República de Panamá. Tratamos los datos personales conforme a los principios de lealtad, finalidad, proporcionalidad, veracidad, transparencia, seguridad y confidencialidad establecidos en esa ley.
¿Quién es responsable de los datos de mis colaboradores?
Bajo la Ley 81 se definen dos roles:
- Responsable del tratamiento: tu empresa (el Cliente), que determina los fines y medios del tratamiento de los datos de tus colaboradores.
- Encargado del tratamiento: TiempoExacto, que procesa esos datos únicamente para prestarte el servicio contratado, siguiendo tus instrucciones.
Como empleador y Responsable, es tu obligación informar a tus colaboradores sobre el uso de TiempoExacto para gestionar su información y obtener los consentimientos necesarios conforme a la ley.
Qué datos se procesan
¿Qué tipos de datos personales se procesan en la plataforma?
A través de la plataforma puedes cargar y procesar las siguientes categorías de datos de tus colaboradores:
- Datos de identificación: nombre completo, cédula, fecha de nacimiento, nacionalidad, fotografía.
- Datos laborales: cargo, departamento, fecha de ingreso, tipo de contrato, horario, registros de asistencia y marcaciones.
- Datos económicos: salario, deducciones, beneficios, información bancaria para depósito de nómina, historial de planillas.
- Datos de seguridad social: número de seguro social (CSS), datos de dependientes para efectos de beneficios.
¿Para qué se usan estos datos?
La finalidad exclusiva es la gestión de la relación laboral entre el empleador y sus colaboradores: cálculo de planilla, control de asistencia, gestión de permisos y generación de reportes. No usamos los datos para otros fines.
Derechos de los colaboradores
Un colaborador quiere acceder, corregir o eliminar sus datos. ¿Cómo se gestiona?
Conforme a la Ley 81, los titulares de los datos (tus colaboradores) tienen derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición (derechos ARCO):
- Acceso: conocer qué datos suyos se están tratando.
- Rectificación: corregir datos inexactos o incompletos.
- Cancelación: solicitar la eliminación de sus datos cuando ya no sean necesarios.
- Oposición: oponerse al tratamiento en ciertos supuestos.
Como TiempoExacto actúa como Encargado, las solicitudes de tus colaboradores deben dirigirse a ti, su empleador (el Responsable). Puedes gestionarlas directamente en la plataforma o contactar a soporte@tiempoexacto.com para asistencia técnica.
Compartir y proteger la información
¿Comparten o venden mi información a terceros?
No vendemos, intercambiamos ni alquilamos la información personal a terceros. Solo compartimos datos con proveedores estrictamente necesarios para operar el servicio, todos sujetos a obligaciones de confidencialidad y seguridad equivalentes:
- Proveedores de infraestructura en la nube, para el alojamiento y procesamiento seguro de los datos.
- Procesadores de pago, para la gestión de cobros y facturación.
- Proveedores de correo electrónico, para el envío de notificaciones del servicio.
No compartimos información personal con terceros para fines de marketing sin tu consentimiento expreso.
¿Cómo protegen mi información?
Hacemos todos los esfuerzos razonables para proteger la información personal contra el acceso, uso o divulgación no autorizados, mediante medidas específicas de seguridad. Los datos se alojan en infraestructura en la nube de proveedores líderes de la industria, sujetos a estándares de seguridad reconocidos.
¿Qué pasa si ocurre un incidente de seguridad?
Ante un incidente de seguridad que afecte datos personales, nos comprometemos a:
- Notificarte a la mayor brevedad posible.
- Informarte sobre la naturaleza del incidente, los datos potencialmente afectados y las medidas adoptadas.
- Cooperar contigo en la gestión del incidente y en el cumplimiento de las obligaciones de notificación conforme a la Ley 81.
Retención de datos
¿Cuánto tiempo conservan mis datos?
Retenemos los datos personales mientras tu cuenta esté activa. Al notificar la terminación del servicio, debes exportar toda tu información durante el período de preaviso de 30 días. Una vez efectiva la terminación y cancelada la cuenta, TiempoExacto puede proceder a la eliminación de los datos.
Cookies, comunicaciones y cambios
¿Qué información no personal recopilan?
Podemos recopilar información no personal como la dirección IP, hora de acceso, tipo de navegador y datos de cookies. Nuestro sitio permite que entidades como Google Analytics recopilen estadísticas de uso no identificables personalmente. Las cookies se usan para mejorar la experiencia de navegación.
¿Me pueden enviar correos de marketing? ¿Puedo darme de baja?
Al proporcionar tu correo, podrías recibir información periódica sobre servicios actuales y futuros ("Ofertas de Servicios"). Puedes darte de baja en cualquier momento mediante el enlace incluido en cada correo, o notificándonos por los canales de contacto.
¿Pueden cambiar la Política de Privacidad?
Sí. Podemos actualizarla en cualquier momento; al hacerlo, revisamos la fecha al final del documento y notificamos por correo a los usuarios registrados. Nos comprometemos a revisar esta política al menos una vez al año.
Contacto
¿A quién contacto si tengo preguntas sobre privacidad?
Puedes escribirnos a soporte@tiempoexacto.com para temas de privacidad y asistencia técnica relacionada con los derechos ARCO, o a través de nuestro Sitio www.tiempoexacto.com.