Guía para crear el Asiento Contable – Nueva Versión

Esta Guía es una explicación de como configurar el asiento contable con la nueva versión actualizada.

Como siguiente paso nos dirigimos al módulo de "Ajustes", luego al submódulo de "contabilidad".

Posterior a esto debes de darle clic en la tuerca o ajustes en la esquina superior de la derecha.

Luego se despliega una ventana donde puedes configurar los ajustes de contabilidad contiene los siguientes:

  • Modo de contabilidad: Estándar.
  • Modo de provisión: Puedes habilitar las provisiones si deseas provisionar vacaciones, vacaciones del GR, XIII, XIII GR, Prima de Antigüedad, Diferencial de indemnización, Cesantía, Aporte del 6 %, Factor Constante.   
  • Provisión de la reserva diferencial de indemnización: Pueden dejar la configuración deshabilitada. Esta funcionalidad suele estar reservada para entidades del sector público, instituciones gubernamentales o regímenes laborales especiales.
  • Agrupar cuentas: Esta opción les permite configurar como desean agrupar las cuentas contables, agrupar todo, por sucursal, por departamento o por empleado.   

Luego de configurar la contabilidad, le damos clic en guardar.  

Luego nos dirigimos en agregar cuentas.

Se despliega una ventana en donde podemos agregas nuestras nuevas cuentas.

  • ID de cuenta: deben de colocar el Id de la cuenta, ejemplo: 60002. El número o combinación de letras  que desean que tenga el ID de cuenta.
  • Nombre de la cuenta: colocar el nombre correspondiente a su cuenta, ejemplo salarios.
  • Categoría: incluye 5 categorías para que la cuenta conlleve su agrupación correspondientes si la cuenta corresponde a : Acreedores, Gastos, Retenciones, Por pagar, Provisiones.

Sí tienen configurado la contabilidad en agrupar cuentas por departamento, colaborador y sucursal deben de escoger el tipo de agrupación seleccionada correspondiente a la cuenta.

Si lo tienen configurado por agrupar todo, es mas fácil y corta, ya que se agrupa todo en la misma cuenta y no se debe crear mas cuentas.

  1. La categoría de acreedores tiene la opción de agrupación  se divide en tres: Agrupar todo, Agrupar por entidad, Por colaborador y entidad.
  • Agrupar todo: se agrupara todos los acreedores.
  • Agrupar por entidad: se agrupara por tipo de diferentes de entidad de acreedor.
  • Por colaborador y entidad: sera visualizado por colaborador y con el nombre de la entidad de acreedor.

  • Ejemplo del descuento de acreedor con opción agrupar todo.

  1. La categoría de Gastos tiene la opción de elegir la naturaleza si es : debito o crédito. Y elegir variables correspondiente a la cuenta.
  • Explicaremos a detalle las variables para que puedas configurarlas.

Área debito

  • El salario, puedes escoger solo esta variable ya que incluye Horas regulares, incapacidad, licencia paga, licencia de paternidad y duelo. Adicional debes incluir la variable de ajustes, esta opción es la mas recomendada ya que solo debes seleccionar dos variables.

O puedes seleccionar variable por variable dichas mencionadas en las variables de salarios, solo que no puedes seleccionar la variable de salario, ya que ya incluye estas variables en conjunto y puedes duplicar estas variables.

  • Ejemplo de la cuenta de salarios.

  • El sobretiempo debes de incluir estas tres variables: domingo, feriados y sobretiempos.

Estas tres variables incluyen descanso laborado, domingos, feriados, día compensatorio laborado y sobretiempos.

  • El gasto de representación tiene su variable del gasto de representación debes de escogerla y guardarla.

  • Ejemplo de la cuenta del gasto de representación.

  • La bonificación contiene su variable de bonificación debes seleccionarla y guardarla.

  • La prima de producción contiene su variable de prima de producción debes seleccionarla y guardarla.

  • La comisión contiene su variable de comisión debes seleccionarla y guardarla.

De igual manera se debe realizar lo mismo para Dieta, combustible y gratificación. Cada una de ellas cuenta con su propia variable.

Para el gasto del preaviso, gasto de mejora del decimo XIII mes y otros ingresos contiene sus propias variables también.   

  • Seleccionar la variable de Preaviso para el gasto de preaviso.

  • Seleccionar la variable mejora al XIII para el gasto-mejora al XIII mes.

  • Seleccionar la variable otros beneficios para otros ingresos que son beneficios tipo "otros".

  1. La categoría de retenciones tiene la opción de elegir la naturaleza si es : debito o crédito. Y elegir variables correspondiente a la cuenta.
  • Explicaremos a detalle las variables para que puedas configurarlas.

Área debito

  • El riesgo profesional patronal tiene su variable, es el riesgo profesional empleador deben seleccionar esta variable.

  • El seguro educativo patronal tiene su variable, deben seleccionar la variable de S.E. patronal.

  • El seguro social patronal deben seleccionar las variables de S.S patronal Y S.S. XIII patronal (DTM).

El área crédito

  • El riesgo profesional por pagar contiene su variable, es riesgo profesional empleador deben seleccionarla.

  • El impuesto sobre la renta por pagar deben seleccionar la variable de I.S.R, I.S.R G.R, I.S.R de indemnización.

  • El seguro educativo por pagar deben seleccionar la variable de S.E, S.E patronal.

  • El seguro social por pagar deben seleccionar las variables S.S, SSXIII, S.S patronal, S.S. XIII patronal (DTM).

  1. La categoría por pagar tiene la opción de escoger la naturaleza de debito y crédito.   
  • La naturaleza sería crédito para la categoría por pagar, seleccionamos la única variable que seria pago neto.

  1. La categoría de provisiones tiene el tipo de opción de seleccionar gasto o reserva.

Área de gasto

  • El gasto de vacaciones se debe seleccionar la sub categoría de vacaciones y vacaciones de G.R.

  • Gasto del XIII mes deben seleccionar las subcategoría del XIII Y XIII G.R.

  • El gasto de la prima de antigüedad  tiene su propia subcategoría y deben seleccionar la prima de antigüedad.

  • El gasto de indemnización tiene su subcategoría deben seleccionar la provisión avanzada.

Área de reservas

  • Provisión de vacaciones se debe seleccionar la subcategoría de vacaciones y vacaciones del G.R.

  • Provisión del XIII mes debes seleccionar las subcategoría de XIII Y XIII G.R.

De igual manera para la provisión de indemnización laboral y prima de antigüedad, ambas cuentan  con subcategoría y deben seleccionarlas.

  • Para la indemnización laboral seleccionar provisión avanzada.

  • Y para la provisión de prima de antigüedad seleccionar la subcategoría de prima de antigüedad.